Transformer ses process de facturation, c’est le moment d’agir !
Optimisez vos processus de facturation
Améliorez votre productivité
Une personne (Equivalent Temps Plein) traitant 6 000 factures papier par an peut traiter 15 fois plus de factures électroniques (90 000) selon l’Étude Ernst & Young - Worldwide electronic invoicing survey.
Diminuez vos coûts
Le coût d’émission d’une facture client papier coûte environ 7€, sa version électronique peut descendre jusqu’à 0,30€. Le coût de traitement d’une facture électronique entrante descendrait aux alentours de 4€, contre un coût pouvant atteindre 15€ pour une facture papier selon la même étude.
Favorisez l'écologie
Le bilan carbone des factures numériques est inférieur de 63 % environ comparativement aux factures papier (Étude AIS - Assessing the Carbon Footprint of Paper vs. Electronic Invoicing) et la facture électronique économise 70 kg de papier chaque année
Tout savoir sur la réforme de la facturation électronique
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pour être conforme à la législation, une facture électronique doit être créée dans un logiciel de facturation et dans un format garantissant son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu. Qui plus est, elle doit permettre un traitement automatique et électronique. Le e-invoicing imposera le format structuré PEPPOL BIS Billing 3.0, qui est une norme de type XML.
Qui est concerné (ou le sera) ?
Aujourd’hui les entreprises ayant gagné un marché public de 30 000€ ou plus. Le 1er mars 2024, les entreprises qui ont signé un contrat de 3000€ ou plus seront aussi concernées par la facturation électronique B2G. Dès le 1er janvier 2026, toutes les entreprises opérant dans le B2B et à l’international devront avoir dématérialisé leurs factures.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL (pour Pan-European Public Procurement On-Line) est un projet européen de standardisation d'échange de données électroniques de facturation. L’association internationale OpenPeppol, qui a soutenu le projet, a créé un réseau de transmission de ces données et sa propre norme conforme à la norme européenne EN16931 (servant de modèle de données sémantiques pour les factures électroniques). Il s’agit de PEPPOL BIS. L’ensemble permet aujourd’hui la transmission des factures électroniques à destination du gouvernement en Belgique (pour ceux qui sont concernés) et sera la norme pour la future e-facturation B2B selon ce qui a été annoncé.
La facture PDF sera-t-elle encore valide ?
Non, un PDF (scanné ou natif) envoyé par mail ou autre ne sera pas valide car il ne permet pas un traitement automatique de la facture. En revanche, un PDF généré automatiquement de votre système comptable ou ERP, s’il est transformé puis envoyé par votre solution dans le format structuré reconnu par PEPPOL (PEPPOL BIS Billing 3.0), pourra être valide. La clé est d’assurer une transmission de données structurées et un traitement automatique de celles-ci
Le passage au e-invoicing implique-t-il de nouvelles mentions obligatoires sur les factures ?
Oui, il faudra que la date d’émission d’une facture corresponde à la date de livraison du produit ou du service vendu à une autre entreprise (mettant un terme aux facturations regroupées en fin de mois). En outre, l’IBAN (identifiant bancaire unique) du fournisseur devra figurer sur les factures.
Comment le e-invoicing va s'appliquer en Belgique ?
La Belgique a choisi le modèle PEPPOL pour la dématérialisation des factures. Elle va par conséquent utiliser le modèle à 4 coins. Qu’est-ce que cela signifie ? On vous explique tout !
Expéditeur et destinataire (coins 1 et 4) peuvent prendre le prestataire de leur choix tant que celui-ci est connecté au réseau PEPPOL et qu’il propose un format de facture pris en charge par celui-ci (type UBL). Les prestataires de l’émetteur et du destinataire (coins 2 et 3) peuvent être différents mais ils ne peuvent pas se facturer de frais de service.
Pour se connecter à un point d’accès PEPPOL, le prestataire doit avoir un niveau de service (SLA) auprès de ses clients répondant aux exigences minimales requises par OpenPeppol, l’association qui a mené le projet PEPPOL. Il sera alors certifié « Access Point PEPPOL ».
Ces exigences au niveau de l’envoi, de la réception et du stockage des documents sont standardisées avec un ensemble de spécifications que l’on appelle « PEPPOL (BIS) ». D’autres formats de facture peuvent être utilisés s’ils sont compatibles avec PEPPOL.
Pourquoi opter pour Quadient ?
Quadient, éditeur de logiciels SaaS, propose une offre complète d’automatisation et de dématérialisation des factures fournisseurs et clients
Les solutions Quadient sont conformes aux normes :
ISO 27001
Certifié pour les systèmes de gestion de la sécurité de l'information
SOC II type II
Certifié pour protéger les données des clients dans le cloud
RGPD
Les données personnelles sont privées et sécurisées
Témoignages client
Passage réussi à la dématérialisation des factures
« Sur le poste location de matériel, nous gagnons énormément de temps ! Avant, les 800 factures mensuelles de chaque agence étaient mises sous pli puis envoyées, représentant 3 jours de travail délégués à des personnes externes. Aujourd'hui, la responsable du pôle réalise cette tâche en quelques clics, en seulement 10 minutes et à moindre coût », Fabien Fontgarnand, Directeur des Systèmes d’Information
Veolia améliore les conditions de travail de ses collaborateurs grâce à la facturation électronique
« Nous recherchions à améliorer les conditions de travail de nos collaborateurs en mettant en place un outil permettant de sécuriser et piloter l'envoi et la réception des factures. Nous avons retenu la solution Quadient pour sa simplicité de mise en place, sa capacité d'adaptation à notre organisation et la qualité des échanges commerciaux. Après seulement quelques semaines, les équipes se sont appropriées l'outil et ses bénéfices » Sandrine Lagabbe, Responsable facturation
Vous souhaitez simplifier et automatiser l’envoi de vos factures pour gagner du temps, faire des économies, vous concentrer sur votre cœur de métier et optimiser votre relation client ?
Vous cherchez une solution qui vous accompagne dans la transition vers la facture électronique et sera conforme à la future réglementation ?
Contactez-nos experts dès à présent pour anticiper cette transformation majeure et passer sereinement à la facturation électronique.
