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Quad’e nouveau sur la facturation électronique ?
Comment bien choisir votre plateforme de dématérialisation des factures ?
A partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront savoir traiter une facture électronique au format structuré (UBL, CII ou Factur-X) qu’elles auront reçue de leur fournisseur. Qu’est-ce que cela signifie exactement pour les entreprises concernées par l’obligation d’émission d’une e-facture à partir du 1er septembre 2027 (PME ou TPE) ? Comment allez-vous gérer concrètement la transition ? Allez-vous choisir de séparer les projets de dématérialisation de factures fournisseurs et clients ? Ou finalement est-ce plus approprié de mener conjointement les 2 projets ?
Passée cette question épineuse et difficile à trancher, vous recevez ou entendez parler de multiples acteurs qui pourront vous accompagner dans cette transition vers l’électronique. Ils ont obtenu le précieux sésame de l’Administration en attendant de démarrer les tests (78 selon le décompte du 23 décembre dernier). Comment choisir le partenaire qui saura répondre exactement à vos spécificités et vos différents cas de gestion parmi cette multitude ? Quels services connexes à l’offre PDP (qui sera identique à tous les prestataires) choisir et surtout comment éviter de tomber dans la surenchère inutile ? Nous vous expliquons tout.
L’obligation du 1er septembre 2026
Les dates peuvent être confusantes et vous faire remettre à demain un projet que vous devriez entamer dès à présent. Comme nous le disions, la digitalisation de votre processus de facturation fournisseur devra être opérationnel le 1er septembre 2026. En effet à cette date, les ETI et les grandes entreprises auront l’obligation d’envoyer des factures électroniques. Si certains de vos fournisseurs sont des ETI ou des grands groupes, vous recevrez alors une facture électronique de leur part. Cela vous oblige donc à vous équiper d’une solution de dématérialisation conforme avec la législation afin de pouvoir traiter cette facture.
Continuons du côté de la gestion des factures dématérialisées fournisseur puisque cette obligation constitue la première étape pour tous. En plus de la réception de la facture, la plateforme que vous aurez choisie devra a minima gérer le cycle de vie de celle-ci (remontée des statuts 4 à 13 dont 2 à remontrer obligatoirement à l’Administration), convertir la facture électronique reçue (format de données structurées de type « langage informatique ») en un lisible, opérer les contrôles nécessaires avant sa mise à disposition et proposer l’archivage de 10 ans à valeur probante. Certains acteurs ne vous proposeront que ces modules de base, d’autres auront enrichi leur offre par exemple en vous proposant l’intégration à votre ERP comptable pour automatiser tout le processus de la facturation fournisseur ou encore la gestion de vos factures fournisseurs internationales (nécessitant d’envoyer un e-reporting à l’Administration pour tous les achats hors import de biens). Cette distinction entre périmètre de la réforme, services additionnels plus ou moins utiles à votre organisation est l’un des premiers critères de sélection de votre plateforme de dématérialisation.
L’importance du support et sa réactivité
Il est bien connu que le vrai test d’un fournisseur de logiciel se situe pendant et après le déploiement de sa solution. C’est à ce moment-là que vous pourrez « juger sur pièces », vérifier que ses allégations sont bien réelles. En effet, saura-t-il répondre rapidement à votre problématique ? Sa solution sera-t-elle efficace et pérenne ? La facture (notamment la facture client) est au cœur de l’entreprise et tout dysfonctionnement du logiciel ou rejet/refus de celle-ci peut rallonger les délais de paiement et être catastrophique pour certaines entreprises. Tous ces détails mis bout à bout génèrent un « stress de trésorerie » et peuvent réduire vos capacités d’investissement ou de paiement. Des détails peuvent vous servir d’indice et vous fournir quelques indications : la rapidité avec laquelle le potentiel partenaire répond à vos questions lors de la phase de consultation, sa capacité à vous proposer la solution adéquate à votre besoin (plus ou moins exprimé) ou à vous accompagner dans le déploiement de l’offre.
Le périmètre de l’offre et son budget
4 grandes catégories d’entreprises ont déposé un dossier en vue de leur immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire :
- Editeurs de logiciels métier (ERP, CRM…)
- Spécialistes de la dématérialisation documentaire et de l’EDI
- Grands groupes qui nouent des partenariats avec des start-ups (on les retrouve notamment dans le secteur bancaire)
- Fintech
Certaines sont spécialisées dans un secteur d’activité et connaissent donc par cœur les cas d’usage de la profession, d’autres au contraire sont plus généralistes. On retrouve également des pure players ou des entreprises implantées depuis longtemps en France. Cette expérience ainsi que leur offre initiale vont nécessairement orienter les services additionnels que ces partenaires vont vous proposer. Il est alors nécessaire de savoir si ces « must have » sont vraiment utiles pour vous ou s’ils alourdissent inutilement le poids budgétaire de ce projet. Le passage à la facturation électronique ne peut pas être gratuit, mais le budget de celui-ci doit toutefois correspondre aux ressources qui peuvent être allouées par chacun.
Le saviez-vous ?
Quadient appartient à la 2e catégorie d’entreprise en tant que spécialiste de la dématérialisation documentaire. En plus de la brique PDP, nous proposons un panel de services visant à automatiser la facturation fournisseur, à l’intégrer aux ERP du marché mais aussi des services d’automatisation du poste client avec maîtrise du risque crédit et optimisation du recouvrement. Spécialiste du document en entreprise, Quadient accompagne ses clients dans la transition du papier vers l’électronique, permettant au passage de gérer les autres flux (BtoC et BtoB international) qui ont des exigences de déclaration différentes (e-reporting) mais aussi sur le BtoG (connexion à Chorus Pro).
Une entreprise qui ne souhaite pas dissocier la facture de son traitement comptable et financier, qui souhaite pouvoir traiter tous ses flux ou opter pour une transition en douceur sera séduite par ce type de solution.
Il existe d’autres critères de choix qui seront peut-être déterminants pour vous. Nous pouvons citer par exemple le budget dépensé en R&D, la satisfaction clients dudit prestataire, la relation que vous établirez avec votre partenaire ou l’IA embarquée dans les solutions.
Dernier conseil et non des moindres : vous pouvez construire une grille d’évaluation de vos critères en les classant du plus important au moins important et noter chacun des prestataires que vous rencontrerez. Ainsi vous définirez en équipe quel prestataire coche les cases les plus importantes pour vous sans oublier que votre notation sera plus collégiale et « objective ».
Encore plus de contenu !
Si la facturation électronique vous intéresse, vous interroge ou vous préoccupe, n’hésitez pas à consulter nos ressources complémentaires. Nous les avons créées pour vous aider et vous accompagner.
[Webinar en replay] : Automatisation des factures fournisseurs : un atout face à la facturation électronique obligatoire
Au-delà de l’obligation de traiter des factures électroniques que vous aurez reçues, l’automatisation des tâches chronophages de la comptabilité fournisseurs et l’intégration de ces factures directement dans votre ERP est une vraie aubaine. Visionnez ce webinar en replay pour en apprendre davantage sur le sujet.
[Vidéo] : Réforme du e-invoicing : comment choisir la solution adaptée à ses process
Cette courte vidéo pose les bases des questions que vous pourrez être amenés à vous poser pour établir votre shortlist de plateformes partenaires de dématérialisation.
[Infographie] : Réforme du e-invoicing : comment vous y préparer concrètement ?
Avec ce document d’audit unique conçu sur la base des pré-requis de la réforme du e-invoicing, vous pourrez délimiter ce projet de mise en conformité selon vos spécificités, que ce soit vos cas de gestion ou les mentions que vous devrez intégrer sur vos factures, les données à transmettre à l’Administration dans le cas du e-reporting. Vous pourrez conserver ce document tout au long de votre projet et le remplir au fur et à mesure de l’avancement de celui-ci.
Téléchargez-le, il contient tous les éléments législatifs de la réforme !
